In un mondo in cui la digitalizzazione dei documenti è sempre più presente, la gestione documentale diventa un fattore cruciale per ogni organizzazione.
Nell’articolo seguente, esploreremo l’importanza della gestione documentale e come un software DMS può aiutare a migliorare l’organizzazione dei documenti tecnici, ridurre i tempi di recupero delle informazioni, aumentare la produttività e migliorare la sicurezza dei dati aziendali.
Cos’è un DMS?
Un DMS (Document Management System) è un software progettato per gestire e organizzare documenti digitali, migliorando l’accessibilità e la condivisione delle informazioni. Un DMS permette di creare, modificare, archiviare, distribuire e controllare documenti digitali, in modo tale da semplificare e ottimizzare il flusso di lavoro.
Come funziona un DMS?
Un DMS funziona in modo tale da archiviare tutti i documenti digitali in una posizione centralizzata, rendendoli facilmente accessibili a tutti i dipendenti dell’organizzazione. Grazie a una serie di funzionalità, un DMS consente di:
- Indicizzare i documenti in modo da poterli trovare più facilmente
- Controllare l’accesso ai documenti
- Monitorare le modifiche apportate ai documenti
- Gestire i documenti attraverso il loro intero ciclo di vita
Un DMS può essere utilizzato per gestire documenti di vario tipo, tra cui documenti tecnici, fatture, contratti e molto altro.
Il DMS PRO.FILE è specifico per le imprese d’Ingegneria, noi lo chiamiamo DMStec. Con il termine DMStec indichiamo un’evoluzione dei tradizionali sistemi di gestione documentale per le aziende tecniche.
Infatti il DMStec PRO.FILE prevede:
- Controllo e gestione dei documenti come richiesti da ogni azienda tecnica
- Collegamento univoco dei documenti di prodotto con le strutture tecniche
- Strutturazione e automatizzazione dei processi mediante workflow dei documenti
- Single Source of Truth vuol dire che ogni singolo documento è memorizzato solo una volta nel sistema aziendale
- Interfaccia con tutti i comuni sistemi ERP