DMStec – Zentrale Plattform für technische Dokumente

DMStec verknüpft technische Produktstrukturen und Dokumente zentral – für effizientes, revisionssicheres Arbeiten und einfache Verwaltung aller Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg.

Was ist DMStec?

DMStec verknüpft technische Produktstrukturen und zugehörige Dokumente zentral, um effiziente, revisionssichere Arbeitsabläufe zu ermöglichen. Es vereinfacht die Verwaltung aller Produktinformationen während des gesamten Lebenszyklus und gewährleistet einen schnellen, sicheren Zugriff und eine klare Rückverfolgbarkeit in jeder Phase.

Herausforderung für technische Unternehmen

In technischen Unternehmen, in denen Entwicklung, Fertigung und Service oft parallel an denselben Produkten arbeiten, führt die Speicherung von Informationen in verschiedenen Systemen, Ordnerstrukturen oder auf Netzlaufwerken häufig zu Medienbrüchen, Redundanzen und Versionierungsproblemen. Klassische Dokumentenmanagementsysteme stoßen hier an ihre Grenzen, da sie komplexe technische Abhängigkeiten wie Baugruppen, Stücklisten oder Änderungsbeziehungen nicht vollständig abbilden können.

DMStec löst dieses Problem, indem es technische Bauteile, Anlagen oder Maschinen als digitale Strukturen unabhängig vom Speicherort der Dokumente verwaltet. Das Ergebnis ist eine gemeinsame, transparente Datenbasis, die allen Beteiligten schnellen und sicheren Zugriff auf aktuelle, kontextbezogene Informationen ermöglicht.

Mit DMStec alle Dokumente und Informationen an einem Ort verwalten.

Produktentstehung und digitales Dokumentenmanagement

In der Produktentwicklung und im Produktmanagement entstehen täglich zahlreiche technische Dokumente und Daten – von CAD-Zeichnungen über Spezifikationen bis hin zu Projektberichten. Diese Informationen sind direkt mit Produkten, Baugruppen oder Anlagen verknüpft.

DMStec bringt alle diese Dokumente in einem System zusammen, verknüpft sie mit den entsprechenden Produktstrukturen und strukturiert sie nach technischer Relevanz. So entsteht eine dokumentengestützte Verwaltung sämtlicher Produkt- und Projektinformationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Das Ergebnis ist ein digitaler Informationszwilling: eine konsistente Datenbasis, die Entwicklungs-, Fertigungs- und Serviceprozesse miteinander verbindet und die Grundlage für Digital Product Engineering bildet.

Dabei entstehen automatisch Produktlebenslaufakten, die alle technischen, kaufmännischen und projektbezogenen Dokumente versioniert und transparent in einem digitalen System abbilden – stets aktuell und revisionssicher.

Das Product Data Backbone – Herzstück der digitalen Verwaltung

Das Product Data Backbone ist der Kern von DMStec. Es vernetzt diverse Datenquellen und Dokumente aus CAD-, ERP-, CRM-, PDM- und herkömmlichen DMS-Systemen in einer einzigen, strukturierten Plattform.

Im Unterschied zur einfachen Schlagwortsuche verwaltet DMStec alle Informationenversionssicher, kontextbezogen und automatisiert synchronisiert. Das heißt: Änderungen an einem Bauteil oder einer Spezifikation werden automatisch unternehmensweit aktualisiert, unabhängig davon, wie oft das Bauteil verbaut ist.

Somit erhalten alle Nutzer – vom Konstrukteur bis zum Servicetechniker – jederzeit sicheren und schnellen Zugriff auf aktuelle und konsistente Informationen. Medienbrüche werden drastisch reduziert, die Dauer von Recherchen minimiert.

Der Unterschied von DMS zu DMStec

Klassische Dokumentenmanagementsysteme beschränken sich oft auf die Dokumentenablage und einfache Archivierung. DMStec hingegen integriert alle Dokumente nahtlos in technische Produktstrukturen.

Dies erlaubt eine vollständige Sicht auf Maschinen, Anlagen und Baugruppen über den gesamten Produktlebenszyklus – von der Entwicklung über Fertigung bis zum Service und zur Instandhaltung. Gespeicherte Dokumente sind dynamisch miteinander verbunden statt isoliert. Dadurch werden Redundanzen vermieden, und die Datenqualität wird signifikant verbessert.

Differenzierte Sichten und rollenbasierter Zugriff

Nicht alle Nutzer benötigen dieselben Dokumente. DMStec bietet individuell angepasste, rollenbasierte Sichten mit gezieltem Zugriff auf genau die technischen Dokumente und Informationen, die für den jeweiligen Arbeitsbereich relevant sind:

Entwicklung & Konstruktion: CAD-Modelle, technische Zeichnungen, Stücklisten
Fertigung & Montage: Arbeitspläne, Prüfberichte, Montageinformationen
Projektleitung: Ressourcenpläne, Kundenkorrespondenz, Projektdokumentationen
Vertrieb & Einkauf: Verträge, Kundenunterlagen, Reklamationsberichte
Verwaltung & Buchhaltung: Rechnungen, Angebote, Bestellungen

Diese differenzierten Funktionen gewährleisten eine sichere, präzise Verwaltung aller Dokumente und sorgen dafür, dass jede Abteilung genau das findet, was sie benötigt – ohne Redundanzen.

DMStec für komplexe technische Strukturen

Klassische DMS stoßen in Technik-Umgebungen schnell an Grenzen. Sie speichern Dokumente, bilden aber die n:m-Beziehungen zu Produkt-, Anlagen- oder Projektstrukturen nicht ab. DMStec trennt Struktur und Dokument und verknüpft beides sauber. So entsteht eine vollständige, nicht redundante Sicht über den Lebenszyklus. Prüfe bei Anbietern: Lassen sich produktnahe Dokumente an bestehende Strukturen hängen und als Product Data Backbone nutzen.

Rechtssichere Archivierung und Compliance

DMStec sichert die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Dokumente gemäß den Anforderungen von Handelsgesetzbuch (HGB) und GoBD. Alle Änderungen und Versionen werden automatisch protokolliert, inklusive Zugriffsrechte und Audit-Trails. So sind sowohl interne als auch externe Audits einfach und transparent durchführbar.

Die Lösung unterstützt bestehende IT-Frameworks und integriert sich nahtlos in ERP-, CAD- und Office-Systeme, um eine vollständige digitale Produktakte zu gewährleisten, die auch regulatorischen Anforderungen genügt.

Integration, Automatisierung und Cloud-Fähigkeit

DMStec baut auf tiefen Integrationen in bestehende Autorensysteme auf: E-Mails, Zeichnungen und Prüfberichte werden automatisch erkannt, kategorisiert und systematisch verknüpft. Das Vermeiden von Dubletten und redundanten Daten erhöht die Datenqualität und reduziert den Aufwand für manuelle Nacharbeiten.

Die Cloud-fähige Architektur ermöglicht flexiblen und sicheren Zugriff von überall, unterstützt standortübergreifende Zusammenarbeit und bietet Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen.

DMStec & PRO.FILE – Modular, skalierbar und leistungsstark

Die Kombination aus DMStec und PRO.FILE bietet eine voll konfigurierbare, modulare Plattform für die Digitalisierung technischer Produktdaten und Dokumente. Das Product Data Backbone vereint alle relevanten Informationen in einem zentralen System und ermöglicht eine effiziente Verwaltung, sichere Archivierung und transparente Zusammenarbeit über alle Hierarchieebenen und Unternehmensstandorte hinweg.

Praxisbeispiel: Netzgesellschaft Düsseldorf

“Die Netzgesellschaft Düsseldorf verwaltet mit DMStec und PRO.FILE die Dokumentation ihres Kraftwerksblocks zentral und revisionssicher.
Durch die enge Verknüpfung technischer Daten, Wartungsunterlagen und Projektdokumente werden Wartungsplanung und Fehlerbehebung optimiert und die Compliance sichergestellt.”

FAQ – Häufige Fragen zu DMStec

Für wen ist DMStec besonders geeignet?

DMStec richtet sich an technische Unternehmen, die mit komplexen Produkt- und Anlagendokumentationen arbeiten – etwa im Maschinen- und Anlagenbau, in der Elektrotechnik oder im industriellen Service.

Das System unterstützt Sie dabei, technische Strukturen digital abzubilden und produktnahe Informationen transparent, zugriffssicher und revisionskonform zu verwalten – sowohl lokal, in der Cloud oder in hybriden IT-Umgebungen.

Wie verbessert DMStec die Zusammenarbeit und Prozessabläufe?

DMStec vernetzt technische Dokumente direkt mit den zugrundeliegenden Produktstrukturen. Somit wird eine durchgängige, einheitliche Datenbasis geschaffen, die Medienbrüche eliminiert und redundante Ablagen vermeidet.

Das verkürzt Suchzeiten erheblich, steigert die Datenqualität und hilft, Fehler zu reduzieren. Alle Abteilungen erhalten zudem differenzierte, rollenbasierte Sichten und Zugriff auf exakt relevante Informationen. Das beschleunigt Entwicklungs-, Fertigungs- und Serviceprozesse nachhaltig.

Welche technischen Systeme kann DMStec integrieren?

Die Plattform ist offen und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-, CRM-, PDM-, CAD- und Office-Systeme einbinden. E-Mails, Office-Dokumente, Konstruktionspläne und SAP-Daten können automatisiert eingelesen, erkannt und im zentralen Dokumentenmanagementsystem verknüpft werden.

Dies gewährleistet eine hohe Datenkonsistenz über Systemgrenzen hinweg und ermöglicht automatisierte Workflows mit minimalem manuellem Aufwand.

Wie gewährleistet DMStec die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Vorgaben?

DMStec bietet eine revisionssichere Archivierung gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Automatisierte Versionierung, Audit-Trails, Zugriffsrechteverwaltung und Genehmigungsprozesse sorgen für maximale Rechtssicherheit. So sind interne und externe Audits einfach durchführbar.

Wie schnell lässt sich DMStec in mein Unternehmen integrieren?

Dank modularer Architektur und vorgefertigter Bausteine sind erste produktive Ergebnisse oft innerhalb weniger Wochen erreichbar. DMStec wird individuell an die bestehende IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse angepasst, um eine möglichst reibungslose Einführung sicherzustellen.

Schulungen und Support begleiten dabei die Nutzer, um Akzeptanz und effizienten Einsatz sicher zu stellen.

Welche Vorteile hat DMStec gegenüber klassischen Dokumentenmanagementsystemen?

Im Vergleich zu traditionellen DMS bietet DMStec eine tiefere Integration in technische Produktstrukturen. Statt nur Dokumente zu speichern, verknüpft es diese dynamisch mit Anlagen, Geräten und Baugruppen – über den gesamten Produktlebenszyklus.

Das reduziert Datenredundanz, verbessert die Datenqualität und ermöglicht differenzierte Benutzerzugriffe mit passgenauen Sichten für jede Abteilung.

Welche Rolle spielt die Automatisierung in DMStec?

DMStec unterstützt automatisierte Prozesse zur Erkennung, Klassifizierung und Verknüpfung von Dokumenten aus E-Mails, CAD-Systemen und anderen Quellen. Dadurch wird der manuelle Pflegeaufwand reduziert, die Datenqualität gesteigert und eine durchgängige Transparenz über alle Unternehmensbereiche geschaffen.

Automatisierte Workflows unterstützen zudem Genehmigungsprozesse und Versionierung.

Wie sorgt DMStec für eine vollständige Dokumentation über den Produktlebenszyklus?

DMStec ist ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem, das technische Produktstrukturen und alle zugehörigen Dokumente in einem zentralen, digitalen Product Data Backbone vernetzt.

So entsteht eine revisionssichere, redundanzfreie Datenbasis mit individuell angepassten Sichten für jede Abteilung.

Das ist DMStec

DMStec ist ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem, das technische Produktstrukturen und alle zugehörigen Dokumente in einem zentralen, digitalen Product Data Backbone vernetzt. So entsteht eine revisionssichere, redundanzfreie Datenbasis mit individuell angepassten Sichten für jede Abteilung.

Das Ergebnis: weniger Aufwand, geringere Kosten und deutlich weniger Fehler durch medienbruchfreie Prozesse. Gleichzeitig steigt die Qualität, Effizienz und Transparenz über den gesamten Produktlebenszyklus – von der Entwicklung bis zum Service.

Dank der tiefgreifenden Integration in ERP-, CAD- und Office-Systeme unterstützt DMStec Ihre digitale Transformation – effizient, rechtskonform und zukunftssicher.

Wir sind für Sie da.

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