La Münchener Medizin Mechanik GmbH migliora la collaborazione tra i partecipanti al progetto e i partner esterni grazie alla piattaforma di condivisione dei documenti PROOM
Karlsruhe, 21. Marzo 2019. La Münchener Medizin Mechanik GmbH di Planegg, cittadina nei pressi di Monaco di Baviera, ha deciso d’implementare la piattaforma PROOM per lo scambio di documenti e la collaborazione con partner esterni. La MMM è fornitrice di soluzioni personalizzate complete per la sterilizzazione e la disinfezione all’interno di strutture ospedaliere, laboratori, aziende di servizi e industria. L’MMM Group, operativo a livello internazionale con circa 1.100 dipendenti, è dal 1954 uno dei fornitori leader di sistemi in ambito sanitario.
La MMM utilizza PROOM come soluzione SaaS per lo scambio di documenti sensibili e la collaborazione con partner esterni.
PROOM è disponibile sia on premise che come modello Software-as-a-Service (SaaS). A favore della soluzione Cloud parlano l‘elevata disponibilità e un impegno amministrativo minimo per il personale informatico interno. Grazie all’impiego di una piattaforma centrale, l’azienda è riuscita a migliorare sensibilmente la qualità della collaborazione nei progetti, soprattutto lì dove è richiesta una condivisione dei documenti sicura ed efficiente. Prima di implementare la piattaforma di scambio virtuale nei progetti di collaborazione, i team coinvolti già scambiavano dati e documenti tramite una soluzione cloud di condivisione dei file. Tuttavia, essa non consentiva di conferire un pieno controllo sulle autorizzazioni con il risultato che spesso veniva sincronizzata l’intera raccolta di documenti anziché la sola parte in questione.
L’obiettivo della MMM era di lavorare con il maggior numero possibile di dipendenti ed esterni su una piattaforma centrale e una versione di dati unitaria evitando che gli esterni potessero avere visione dei documenti interni o che i dipendenti della MMM potessero avere solo parzialmente accesso alle informazioni. PROOM offre, dunque, stanze di progetto virtuali attraverso le quali gli utenti possono scambiare, modificare e gestire le versioni di un documento. In questo modo tutti sono informati sulla situazione in corso e su eventuali domande aperte all’interno di ciascun documento.
“Se fin dall’inizio si ha una struttura chiara sulla costruzione di stanze, cartelle e autorizzazioni, PROOM può essere utilizzato in modo ottimale”, spiega Thomas Weinberg (reparto IT, Münchener Medizin Mechanik GmbH). “Il valore aggiunto di questo sistema risiede nel fatto di visualizzare tutti i file su un’unica piattaforma per la collaborazione con gli esterni senza che nascano problemi con le autorizzazioni. Prima era necessario memorizzare i dati in più punti per evitare che tutti gli utenti vi avessero accesso”.
Inizialmente PROOM doveva essere implementato solo per un determinato reparto che effettuava regolarmente lo scambio di dati con esterni e interni e per il quale, pertanto, era necessaria una struttura di autorizzazioni controllata. Ma il sistema si è dimostrato così velocemente efficace, da essere esteso anche ad altri settori. Il riscontro positivo tra gli utenti e il personale del reparto informatico è elevato. Utilizzando PROOM è stato possibile risolvere velocemente tutti i problemi insiti nei rapporti di collaborazione. Grazie ad una riduzione degli interventi di manutenzione del sistema, è in costante calo anche il lavoro del reparto informatico.