Baza wiedzy

W firmach technicznych kwestia zarządzania dokumentami stanowi wyzwanie, z którym należy się zmierzyć w różnych działach i dyscyplinach. Obecnie rozwój produktów i usług odbywa się pod coraz większą presją czasu. W wielu przypadkach powoduje to, że działy rozwoju, produkcji i sprzedaży pracują nad tym samym produktem ale w oparciu o inny zestaw informacji. Zarządzanie dokumentami jest bezpośrednio powiązane z przepływami pracy i kontrolą nad powiązanymi dokumentami. Specjalne wymagania dotyczące systemu zarządzania dokumentami wynikają z ich sposobu pracy zorientowanego na projekt.  Dokumenty z różnych branż i obszarów muszą być zebrane i przechowywane w stanie kompletnym i aktualnym.

W bardzo złożonych środowiskach występujących w firmach technicznych konwencjonalne systemy zarządzania regularnie osiągają granice swoich możliwości. W takich firmach, techniczne struktury produktów opierają się na niezliczonych dokumentach technicznych, takich jak: rysunki, dokumentacje produktów i specyfikacje. Zawarte w nich informacje są ściśle osadzone w kontekście strukturalnym, który nie może być reprezentowany przez proste przechowywanie pojedynczych dokumentów. Informacje, które zawierają, na przykład potrzeba zmiany komponentu, są powiązane z częściami technicznymi, a wraz z nimi, z informacjami zawartymi w innych dokumentach, takich jak dokumentacja produktu, którą nie można zarządzać w konwencjonalnych systemach zarządzania dokumentami (DMS).

Dla obszaru zastosowań, który zarządza dokumentami, a jednocześnie łączy techniczne struktury produktu, ustanowiono pod terminem „DMS^tec” specjalną kategorię systemów DMS. Systemy DMS^tec umożliwiają firmom modelowanie struktur technicznych. W połączeniu z systemami PLM tworzą Product Data Backbone, co z kolei służy jako podstawa do modelowania cyfrowych przepływów pracy.

Podejście DMS^tec pozwala firmom produkcyjnym organizować informacje o swoich produktach zgodnie ze strukturą produktu oraz kontrolować i zarządzać swoimi dokumentami w sposób odzwierciedlający ich typowe przepływy pracy. Informacje strukturalne części są tradycyjnie tworzone przez zespół ds. rozwoju, a następnie wykorzystywane przez działy produkcji i sprzedaży. Systemy CAD, ERP, PLM i CRM są jednak rzadko zaprojektowane do obsługi konsekwentnie zarządzanego i ustrukturyzowanego modelu pamięci masowej. Tradycyjne struktury folderów, z dużymi ilościami nieustrukturyzowanych danych, nie są dostosowane do zapewnienia uporządkowanego repozytorium Product Data Backbone, które pozwala firmom przejąć kontrolę nad ich wersjami, mechanizmami zatwierdzania i działaniami związanymi ze współpracą.

Jeśli na przykład, pompa została zainstalowana w pięciu różnych miejscach w całym zakładzie to jej specyfikacje będą również przechowywane w pięciu różnych miejscach w strukturze folderów. Jeśli zostaną wprowadzone zmiany, specyfikacje będą musiały zostać zaktualizowane w każdym z tych pięciu miejsc. Można użyć tagów i słów kluczowych, aby pokazać, że te specyfikacje są identyczne, jednak nie można jednoznacznie ustalić ich relacji na podstawie samego znacznika dokumentu. Tylko patrząc na strukturę instalacji, która nie jest wewnętrznie związana z żadnym dokumentem, możemy stwierdzić, że jest to jeden i ten sam dokument. Dlatego dokumenty techniczne przynależą do odpowiedniego zespołu instalacji, podobnie jak dokumentacja pacjenta przynależy do konkretnego pacjenta.

Tworzenie struktur produktu wynika z atrybutów technicznych instalacji lub jej lokalizacji i może istnieć wiele struktur, które są całkowicie niezależne od siebie. Tworzą relacje, a dokumenty są przechowywane w ich kontekście. Do kontrolowania przepływów pracy w oparciu o te relacje używane są łącza, które zapewniają, że te same informacje są udostępniane i możliwe do edycji tylko w jednej lokalizacji.

Prowadzi to do zarządzania strukturami produktów, obiektami, instalacjami lub obiektami infrastruktury w oderwaniu od samego dokumentu. Struktury produktów przenoszą fokus ze struktur folderów zorientowanych na system plików na dynamiczne widoki w ramach wspólnej bazy danych. Każdy dokument jest przechowywany tylko w jednym miejscu, z przypisanymi konkretnymi informacjami, a następnie włączany do struktur, które odzwierciedlają jego logiczne relacje. Struktura folderów służy raczej jako jeden ze sposobów (dynamicznego) przeglądania dokumentów, a nie jako miejsce przechowywania.

Udostępnianie wszystkich informacji wszystkim nie zawsze jest wydajne lub skuteczne. Poszczególne działy i właściciele ról potrzebują informacji istotnych dla ich pracy. Informacje te mogą się znacznie różnić w zależności od tego, czy pracujesz w dziale rozwoju, przetwarzania zamówień, zakupów technicznych, serwisu czy zarządzania. Dzięki DMS^tec, możliwe jest żeby dla każdej roli w firmie utworzyć odpowiedni widok na istotne informacje i dokumenty. Jednocześnie zapewniając, że każdy plik jest zarządzany tylko raz w obrębie repozytorium Product Data Backbone przez system zarządzania dokumentami.

Różne widoki: rozwój, projektowanie, produkcja i montaż

Działy projektowe łączą rysunki rodzime, modele CAD, plany okablowania lub układy PCB komponentu. Większość czasu spędzają pracując przy pomocy narzędzi CAD i CAE. Dokumenty, które są częścią ich codziennych czynności, różnią się jednak znacznie od tych, które są używane na hali produkcyjnej lub w procesie montażu. Koncentrują się na dokumentach, takich jak rysunki w postaci widoków rozstrzelonych w formacie PDF lub uproszczonych modeli w formacie JT, planów pracy lub raportów montażu i produkcji. Zespoły projektowe i rozwojowe wymagają zupełnie innego spojrzenia niż ich koledzy z zespołów produkcji i montażu.

Widok zarządzania projektem

Kierownicy projektów, którzy nadzorują terminowe dostarczanie rozwiązania dla klienta, z pewnością potrzebują dostępu do niektórych dokumentów tworzonych przez działy rozwoju, ale nie muszą wchodzić w każdy szczegół techniczny. Tworzą także własne dokumenty, takie jak protokoły spotkań, plany zasobów i obliczenia, a także przechowują korespondencję klienta w archiwach, które zapewniają kompletne ścieżki audytu. Kierownicy projektów potrzebują widoku z szerszej perspektywy i odpowiednio grupują swój widok na dokumenty.

Widok sprzedaży i zamówień

Zespoły sprzedaży muszą mieć dostęp do wszystkich umów, korespondencji i skarg związanych z produktem. Będą również wymagać dostępu do większej liczby dokumentów technicznych, takich jak zdjęcia maszyn lub modeli 3D, aby udostępnić je klientom jako referencje. Ponadto przedstawiciele handlowi będą również chcieli, od czasu do czasu, przeglądać firmowe dokumenty przetwarzania zamówień. Wszystko to definiuje ich własny, specyficzny widok.

Widok księgowości i finansów

Działy handlowe również pracują z bardzo specyficznymi dokumentami. Jednym z przykładów jest produkcja na zamówienie. Dział księgowości jest centralną lokalizacją, w której spotykają się wszystkie oferty, zamówienia, potwierdzenia zamówień i faktury dotyczące na przykład sprzedawanego sprzętu wraz z wszelkimi dokumentami opisującymi usługi projektowania projektu i zakupione części zamontowane w instalacji lub maszynie. Każdy z tych dokumentów powiązany jest z poszczególnymi komponentami znajdującymi się w strukturze produktu. Pracownicy działu zakupów nie muszą znać każdego szczegółu na temat maszyny, ale muszą mieć szybki dostęp do wszelkich części zamiennych, które mogą wymagać zamówienia w celu usunięcia usterki i muszą być w stanie to zrobić wybierając części o najlepszej jakości ,rozsądnym koszcie i najkrótszym czasie realizacji. W związku z tym wymagają również dostępu do dokumentów technicznych. Ponadto działy handlowe muszą posiadać system archiwizacji, który pozwala im na prowadzenie kompletnych ścieżek audytu.

Widok serwisu i konserwacji

Cykl życia urządzenia zaczyna się po zainstalowaniu i uruchomieniu w siedzibie klienta. Kluczem do optymalnej pracy i zadowolenia klienta jest okresowa konserwacja i terminowe naprawy w przypadku awarii. Technicy terenowi muszą mieć zapewnioną cyfrową reprezentację – nazywaną także cyfrową informacją bliźniaczą – maszyn, nad którymi pracują. Jeśli na przykład wykonują prace konserwacyjne i mają za zadanie naprawić lub wymienić pompę, nie mogą tego zrobić, nie wiedząc, z którą konkretną pompą mają do czynienia. Ile to kosztowało? Kto był osobą kontaktową po stronie dostawcy? Czy nadal jest na gwarancji? Gdzie mogę znaleźć instrukcję instalacji? Czy są jakieś samouczki wideo, których mógłbym użyć? Niektóre z tych informacji są zawarte w fakturze przechowywanej w systemach ERP lub SCM, a niektóre z nich są przechowywane w zupełnie innych miejscach. Dzięki rozwiązaniu DMS^tec wystarczy jedno kliknięcie, aby zapewnić inżynierom serwisu spójne i kompletne informacje bez zbędnej zwłoki.

Niestandardowe widoki działów

Widok ogólny pozostaje

Nowoczesne systemy DMS^tec pozwalają na różne widoki, aby spełnić potrzeby i wymagania różnych działów firmy. Ale żadne z tych rozwiązań nie byłoby technicznie możliwe bez repozytorium Product Data Backbone. W konsekwencji jeden nie może istnieć bez drugiego. Product Data Backbone to jedyny sposób na ustalenie zróżnicowanych relacji między strukturami produktu, dokumentami związanymi z produktem i zawartymi w nich informacjami. Poniższy przykład ilustruje, dlaczego ten ogólny widok w kontekście poszczególnych widoków jest tak ważny: obsługa zleceń serwisowych u klienta zazwyczaj nie jest częścią procesu rozwoju produktu. Jeśli jednak podczas obsługi zgłoszenia serwisowego zostanie wykryta fabryczna wada produktu, informacje te muszą zostać zgłoszone z powrotem do zespołów rozwoju, projektu i produkcji. Product Data Backbone, poprzez swoje połączenia z systemem zarządzania usługami, informuje odpowiednich właścicieli procesów, że część lub komponent wymaga modyfikacji.

Pełna dokumentacja, a zatem i zarządzanie dokumentami jest częścią każdego produktu technicznego. Producenci są prawnie zobowiązani do zapewnienia wglądu w każdy szczegół na temat tego jak zbudowany jest produkt i jak połączone są ze sobą poszczególne elementy. Dokładna dokumentacja nie może zostać utworzona po fakcie, ale musi zostać wygenerowana obok procesu rozwoju i produkcji.

W firmach technicznych oferty, zamówienia i potwierdzenia zamówień często służą do określenia wstępnych struktur projektu w systemie ERP. Często odnoszą się do znormalizowanego systemu, który następnie musi być dostosowany do specyficznych wymagań klienta. Struktura ta jest idealnie przenoszona do rozwiązania DMStec, gdzie tworzy pusty plik, aby obsługiwać plik maszyny/cyklu życia dla produktu. W trakcie tworzenia produktu zostanie on wypełniony danymi dostarczonymi przez zespoły: konstrukcji mechanicznych (modele CAD, rysunki, zestawienia materiałowe), projektowania elektrycznego (schematy obwodów, układy PCB, zewnętrzne arkusze danych), planowania projektu (specyfikacje, umowy, rysunki klientów, arkusze danych produkcyjnych, korespondencja e-mailowa), kontroli jakości (raporty o wydaniach) i serwisowe (raporty serwisowe). Następnie dokumentacja jest automatycznie udostępniana do celów zarządzania produktem, takich jak produkcja, konserwacja, serwis i naprawa oraz obsługa klienta. W ten sposób powstaje informacyjny bliźniak maszyny lub instalacji, której cały cykl życia można śledzić w prosty sposób we wszystkich dyscyplinach, działach i lokalizacjach. W ten sposób Ustanowiono podstawy zarządzania dokumentacją i dokumentami.

Rysunek: Cyfrowe zarządzanie dokumentami i kontrola od inżynierii produktu po bieżącą obsługę

Lepsza jakość danych rozwiązania DMS^tec  dzięki integracji z systemami autorskimi

Jakość dobrze dostrojonego rozwiązania DMS^tec zależy również od jego możliwości integracji z ważnymi systemami autorskimi. Jeśli na przykład system DMS^tec jest w stanie rozpoznać e-maile jako „korespondencję” to automatycznie odczyta ważne metadane, takie jak wiersz tematu, odbiorca i nadawca. Natychmiast zidentyfikuje duplikaty – co oznacza, że nawet jeśli wiadomość e-mail została wysłana do dziesięciu różnych odbiorców, będzie przechowywana w systemie tylko raz.

Dwukierunkowa integracja z systemami tworzenia treści zapewnia również automatyczne przesyłanie do odpowiednich dokumentów informacji o projekcie i elementach. W rezultacie wniosek o zmianę inżynieryjną nie jest powiązany tylko z danym przedmiotem i widoczny dla wszystkich zaangażowanych – system automatycznie odczyta odpowiedni numer artykułu, numer projektu, autora itd., niezależnie od systemu, w którym te informacje są pierwotnie przechowywane. Umieszczając te informacje w kontekście systemów, firmy mogą stworzyć prosty proces inżynierii produktu. Automatyzacja skraca czas i wysiłek oraz zmniejsza poziom błędu.