Baza wiedzy

Akronimy PDM i PLM są często wymieniane jednym tchem. Podobnie jak w przypadku terminów DMS/ECM, te dwa, mimo bliskiego pokrewieństwa, nie mogą być mylone, ponieważ PLM wykracza poza PDM. Jako dalszy rozwój PDM, system zarządzania cyklem życia produktu (PLM) obejmuje kontrolę procesu dla danych produktu i przepływów informacji. PLM to nie tyle rodzaj oprogramowania, co ogólna koncepcja lub strategiczne podejście do zarządzania biznesem. Ma na celu optymalizację cyklu życia produktu wykorzystując i analizując dane oraz dokumentów generowanych w czasie. Oprócz tego, że stanowi centralne repozytorium wszystkich danych produktu – Product Data Backbone – oprogramowanie PLM służy również jako rozwiązanie procesowe dla procesów cyklu życia produktu.

Koncepcja opiera się na holistycznym ujęciu, że informacje związane z produktem towarzyszą produktowi w całym cyklu jego życia. Dane produktu i dokumenty są tworzone od momentu zapisania pierwszych specyfikacji lub naszkicowania pomysłu. Działy projektowe tworzą więcej dokumentów, które następnie przekazywane są do produkcji, montażu, konserwacji i uruchomienia. Ponieważ produkt jest ulepszany lub zmieniany, proces ten powtarza się cyklicznie, aż do momentu, gdy produkt osiągnie koniec swojego życia. Skuteczna i wydajna strategia zarządzania PLM musi określać, w jaki sposób udostępniać informacje, aby zapewnić terminowe podejmowanie decyzji na każdym etapie cyklu życia produktu.

Istotna rola w inżynierii produktu i zarządzaniu produktem

Gdy firma planuje, zarządza i kontroluje swoje dokumenty w jednym systemie to maksymalizuje wydajność swoich projektów i procesów. Zasada ta leży u podstaw podejścia PRO.FILE do zarządzania cyklem życia produktu (PLM), czyniąc oprogramowanie PLM strategicznym instrumentem sektora produkcyjnego. PLM jest ściśle zintegrowany z procesami biznesowymi firmy i odgrywa istotną rolę w inżynierii produktu i zarządzaniu produktem. Firmy produkcyjne, które wykorzystują rozwiązania PLM osiągają szybszy czas wprowadzania swoich produktów na rynek. Obniżają koszty, tworząc innowacyjne procesy, które są przejrzyste i spójne w całym przedsiębiorstwie.

W dobie cyfryzacji rozwój nowych produktów obejmuje również nowe koncepcje inżynierii systemów. Obecnie produkty muszą być silnie zdefiniowane przez zasadniczy model biznesowy. Wymaga to wypełnienia luki między rozwojem w poszczególnych działach a modelem biznesowym. Ten most zostanie zbudowany przez inżynierię systemów jako koncepcję nadrzędną. W tym miejscu systemy PLM wchodzą w grę jako kluczowe narzędzie techniczne.

Synchronizacja podstawowych danych elementów, zestawień materiałowych i danych projektu między działem projektowania i produkcji jest zawsze dużym wyzwaniem. Można mu podołać wykorzystując PLM. Przedsiębiorstwa produkcyjne często stają w obliczu zatrzymania pracy. Powód: oddzielne magazyny danych i ręczne przekazywanie informacji pomiędzy różnymi systemami informatycznymi, które są częstym źródłem błędu. Zanim się zorientujesz zestawienia materiałowe są już niedokładne, rysunki nieaktualne, informacja o zapotrzebowaniu na części zakupowe nie przekazana do działu zakupów i tak dalej. Najczęściej powoduje to konieczność przeróbki na produkcji, a czasem nawet przeprojektowania i wyprodukowania od nowa.

Synchronizacja danych

Deweloperzy i projektanci są przyzwyczajeni do pracy ze swoimi systemami CAD i przechowywania swoich danych w systemie PLM. Planiści produkcji, pracownicy działu zakupów, planiści wymagań materiałowych i pracownicy produkcji utrzymują swoje dane w systemie ERP. PLM można wykorzystać do integracji obu środowisk i synchronizacji danych. Pozwala to na integrowanie informacji z systemów CAD i ERP oraz synchronizację danych z obu obszarów IT.

System PLM odgrywa dwie ważne role:

• Konsolidacja danych środowisk multi-CAD z mechanicznym CAD, elektrycznym CAD (np. Budowa szaf sterowniczych) i elektronicznymi systemami CAD. Przykładowo, rozwiązanie PLM PRO.FILE potrzebuje tylko jednego interfejsu z systemem ERP do przesyłania wszystkich danych rozwojowych do systemu ERP.
• Synchronizacja danych podstawowych elementu utworzonych na etapie projektowania w systemie ERP w planowaniu produkcji i zakupach technicznych. Obejmuje więcej niż tylko wymianę danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel lub plików ASCII, co zasadniczo oznacza rezygnację z kontroli nad danymi. Wymaga pełnej kontroli procesu, widoczności i kompleksowej dokumentacji procesu wymiany (monitorowanie).

Rozwiązanie PLM tworzy spójność. Wzdłuż łańcucha procesów w firmie – od otrzymania zamówienia przez budowę i produkcję do sprzedaży – umożliwia wszystkim stronom kontrolowany dostęp do jednolitej, wspólnej bazy danych produktów Product Data Backbone. Szybkie tempo digitalizacji w branżach technicznych stale zwiększa liczbę systemów w całym przedsiębiorstwie, w którym tworzone i przechowywane są informacje dotyczące produkcji. Oznacza to, że ustanowienie repozytorium Product Data Backbone jest kluczem do uzyskania kompleksowego PLM. Wolumeny danych rosną i stają się coraz bardziej heterogeniczne. Aby służyć jako źródła informacji w całym procesie PLM dane te muszą zostać włączone do wspólnej bazy Product Data Backbone.

Jednowymiarowe systemy do zarządzania danymi PDM, DMS lub CAD nie są już wystarczające i stają się ślepą uliczką. Wyjście z tego cyfrowego ślepego zaułka: W przyszłości firmy, zamiast kupować licencje na aplikacje rozwiązujące tylko jeden problem, będą mogły wybierać coraz bardziej szczegółowe, wstępnie skonfigurowane pakiety aplikacji i usług z platformy cyfrowej. Co umożliwi wykonywanie dedykowanych zadań i szybki rozwój narzędzi w razie potrzeby. PRO.FILE daje swoim klientom skalowalne rozwiązanie, które porusza się wzdłuż ewolucyjnej ścieżki PLM w przedsiębiorstwie. Jako platforma cyfrowa umożliwia dodawanie szerokiej gamy usług w dziedzinie zarządzania rysunkami, zarządzania dokumentami technicznymi, wymiany plików, zarządzania zmianami itp., w oparciu o wspólne repozytorium danych, Product Data Backbone.

Od zarządzania dokumentami po kontrolę procesów

Podczas gdy PDM i DMS funkcjonują od dawna w wielu firmach, to następny krok jakim jest wdrożenie procesu PLM i zarządzania projektami często pozostaje w fazie wstępnej. Ponieważ wiele średnich i dużych firm technicznych nie chce płacić za długie projekty konsultingowe ale chce od razu osiągnąć szybkie rezultaty.

Poprawa wydajności procesów cyklu życia produktu jest zazwyczaj ewolucyjnym rozwojem. Kontrolowanie dokumentów na podstawie ich statusu, na przykład „Dokument w toku” lub „Udostępniony dokument”, jest normą w systemach zarządzania produktem lub dokumentem (systemy PDM z DMS^tec). W niektórych przypadkach dodanie mechanizmów kontroli opartych na zadaniach może mieć dodatkowy efekt.

Ilekroć firmy inżynieryjne chcą kontrolować i automatyzować powtarzające się procesy lub procesy z udziałem wielu zaangażowanych osób i działów, powinny rozważyć pracę z plikami zadań PLM. Każdego dnia, firmy techniczne muszą radzić sobie z procesami, które angażują dużą ilość dokumentów i danych, dlatego zadania, przetwarzane dane i dokumenty łączone są w plik zadania. Zadania z kolei, należą do procesów lub projektów, których kolejność chronologiczna jest kontrolowana. Dzięki tej zaawansowanej logice przepływu można zautomatyzować nawet podzadania. W konsekwencji przejście od zarządzania dokumentami do kontroli procesu jest kompletne.

Na przykład, system PRO.FILE pozwala, za pomocą oddzielnego dodatku, automatyzować i kontrolować pliki zadań, procesy i projekty specyficzne (np. zarządzanie zmianą). Rzeczywiste procesy PLM są implementowane przy użyciu wstępnie skonfigurowanych pakietów aplikacji. Składają się z szablonów, gotowych przepływów pracy, kokpitów, raportów i menu do obsługi różnych procesów monitorowania i kontroli projektów i procesów. Dostępne pakiety najlepszych praktyk pomagają klientom skrócić czas wdrożenia ich specyficznych przepływów pracy. Oznacza to, że firmy nie muszą projektować swoich procesów PLM od zera. Jest to szczególnie pomocne dla tych, którzy chcą zacząć od razu i nie mają czasu, ani pieniędzy, aby zaangażować się w długie projekty doradcze i wdrożeniowe.

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie zadaniami zwiększa poziom kontroli procesu. Odbiera to pewien poziom swobody, przestrzeganie zasad i wytycznych jest ułatwione i promowane. Rezultatem jest lepsza zgodność i automatyzacja procesów.

Procesy PLM sterowane oprogramowaniem nie powinny być celem samym w sobie, w szczególności w branżach technicznych. „Cementowanie” prawie wszystkiego, co może być modelowane w oprogramowaniu w proces IT, podejście zalecane przez wielu konsultantów procesowych, często nie jest dobrym rozwiązaniem dla średnich i większych firm. Firmy, które podążają tą ścieżką tracą dużo czasu i pieniędzy zanim nawet zobaczą wyniki. Neguje to znaczną część oszczędności, które mają nadzieję osiągnąć dzięki automatyzacji. Samo wdrożenie jest również krytyczne. Brak doświadczenia w zarządzaniu procesami i zmianami, w połączeniu z rozległym czasem i zasobami przeznaczonymi na wdrożenie, tylko zwiększa kosztowną zależność od konsultantów lub przekształca wdrożenie w niekończący się projekt. Konsekwencja: wiele projektów zostaje zakończonych, zanim ktokolwiek odniesie z nich pożytek.

Firmy techniczne muszą zadać sobie pytanie: W którym momencie procesów PLM modelowanie procesu w oprogramowaniu i automatyzowanie go ma sens – zarówno z perspektywy organizacyjnej, jak i biznesowej? Czy kontrola procesu PLM powinna opierać się na IT, czy nie? Dobrym wskaźnikiem jest duża liczba powtórzeń i użytkowników lub surowe wymogi zgodności. Po zidentyfikowaniu procesów PLM o najwyższym potencjale, najbardziej efektywnym podejściem będzie poleganie na gotowym procesie, który jest oparty o technologię IT i zbiór najlepszych praktyk. Następnie porównanie go z rzeczywistymi wymaganiami, zamiast zaczynać od abstrakcyjnej specyfikacji funkcjonalnej, która ostatecznie i tak zostanie wyrzucona ponieważ jej zaimplementowanie okazało się niewykonalne.

Pakiet najlepszych praktyk zapewnia sprawdzoną ścieżkę do szybkiego wdrażania nowych aplikacji. Nie musisz zaczynać programowania od podstaw, możesz użyć rozwiązań, które zostały już pomyślnie wypróbowane i przetestowane gdzie indziej. W PRO.FILE takie pakiety nazywamy wstępnie skonfigurowanymi pakietami aplikacji. Są to scenariusze PLM dostosowane do potrzeb klientów w branżach technicznych, oferowane pod nazwą produktu „PRO.CEED”.

W technicznych środowiskach produkcyjnych, wdrożenie wstępnie skonfigurowanych pakietów aplikacji najlepszych praktyk, stanowi doskonały sposób na ewolucję PLM w przedsiębiorstwie i umożliwienie kompleksowej digitalizacji procesów biznesowych – począwszy od prostych zadań zarządzania danymi CAD, aż do wątku cyfrowego, który łączy bieżące operacje z rozwojem i reguluje informacje zwrotne w procesach biznesowych firmy. Pracując ze wstępnie skonfigurowanymi pakietami, które pozwalają iteracyjnie i stopniowo dodawać nowe procesy IT, firmy nie wpadną w „pułapkę dostosowywania”, która wymaga obszernych modyfikacji oprogramowania.

Pakiety umożliwiają klientom szybki i łatwy sposób na wdrożenie scenariuszy PLM. Można je otrzymać w ramach umowy na utrzymanie oprogramowania. Zarządzanie zmianami, zarządzanie ryzykiem i zarządzanie kontraktami to tylko niektóre przykłady. Co więcej, zestaw narzędzi umożliwia również tworzenie dodatkowych, niestandardowych pakietów aplikacji, na przykład do zarządzania zgodnością, zarządzania testami, zarządzania wydajnością lub zarządzania jakością.

Zarządzanie zmianami technicznymi – automatyzacja procesów i monitorowanie oddziaływania

Projekty rozwojowe wymagają często wprowadzenia krótkich zmian, które mogą zmylić nawet najbardziej staranne obliczenia i harmonogramy. Próby ręcznej koordynacji procesu zlecenia zmiany zwykle zajmują zbyt dużo czasu. Rozwiązanie tego problemu stanowią pliki zadań. Kontrola procesu oznacza powiązanie zarządzania zadaniami firmy z danymi produktu, co umożliwia użytkownikom pobieranie wszystkich danych i dokumentów istotnych dla procesu lub projektu z jednego źródła. Automatyzacja procesów zarządzania cyklem życia produktu (PLM) poprawia koordynację procesów lub projektów w cyklu życia produktów, co z kolei skraca czas przetwarzania i pozwala uniknąć błędów, które występują, gdy procesy się przeplatają. System powiadamia użytkowników o wszelkich odchyleniach i zapewnia natychmiastową widoczność aktualnego stanu zmian. Użytkownicy mogą automatyzować części procesu zmiany, takie jak wysyłanie dokumentacji lub tworzenie macierzy wpływu, aby określić wpływ zmiany, czy ułatwić określenie rzeczywistego kosztu zlecenia zmiany.

System PLM służy za pojedynczy punkt kontrolny do zarządzania wszystkimi danymi produktu, dokumentami, zadaniami i informacjami kontroli procesu do celów zarządzania zmianami. Posiada wbudowany model eskalacji, który reaguje na odchylenia harmonogramu i pulpit nawigacyjny, który pozwala użytkownikom na bieżąco śledzić zmiany.

Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja, łagodzenie i przeciwdziałanie ryzyku

W każdej firmie dowolny projekt, zamówienie lub umowa stanowią pewne ryzyko. Wiele ryzyk powiązanych jest ze sobą lub wpływa na inne przedmioty, takie jak umowy, dokumenty towarzyszące, ogólne warunki, korespondencja lub umowy dodatkowe. Celem zarządzania ryzykiem jest zainicjowanie odpowiednich środków w celu jego zminimalizowania i aktywnego ograniczenia przyszłych ryzyk.

W ciągu ostatnich lat nastąpił gwałtowny przyrost przepisów, których firmy muszą przestrzegać. Wiele przepisów krajowych, międzynarodowych wytycznych, czy samoregulacji wymaga od firm spełnienia surowych obowiązków w zakresie dokumentacji. Systemy zarządzania cyklem życia produktu (systemy PDM/PLM) mogą to znacznie ułatwić. Systemy PDM/PLM zaprojektowane jako system DMS^tec nadają się do tego idealnie, zapewniając centralną bazę Product Data Backbone, która łączy wszystkie dane i dokumenty, a nie tylko te generowane przez dział projektowy. Takie rozwiązanie umożliwia firmom tworzenie zgodnego procesu zarządzania ryzykiem i integrowanie go z procesem PLM.

Pierwszym krokiem jest utworzenie pliku ryzyka, który służy jako centralne repozytorium dla wszystkich dokumentów związanych z ryzykiem w systemie PDM/PLM. Wykorzystując te dokumenty jako punkt wyjścia, staje się możliwe zidentyfikowanie, ocena i ustalenie priorytetów wynikających z istniejących zagrożeń. Są one pogrupowane w klasy ryzyka i uwzględniane poprzez planowanie wstępnych środków ograniczających ryzyko. System wczesnego ostrzegania zapewnia aktualizacje postępów ustalonych miar  i powiadamia użytkowników w przypadku eskalacji. Ryzyko można zidentyfikować na wczesnym etapie, a firma może mu stale przeciwdziałać.

System PDM/PLM PRO.FILE wyposażony jest w kokpit ryzyka, który umożliwia użytkownikom grupowanie projektów i umów w trzystopniową klasę ryzyka i ocenę skutków środków zaradczych. Firmy mogą zapewnić zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i zasadami poprzez ustanowienie kontroli procesów, które zapewniają kompletne ścieżki audytu i spójną metodologię oceny ryzyka. Co więcej, mogą czerpać z już zebranych doświadczeń w celu opracowania nowych strategii ograniczania ryzyka.

Mogą na przykład wykorzystać oprogramowanie PDM/PLM do modelowania złożonych przepływów pracy w celu uzyskania zgodności z procedurami autoryzacji odpowiednich organów. Na przykład firmy z branży lotniczej i kosmicznej w przypadku każdej zmiany części zobowiązane są do uzyskania zgody odpowiedniej władzy lotniczej, a czasami innych instytucji. Muszą udokumentować te modyfikacje w kontekście zarządzania zleceniami zmian w planach testów, podręcznikach konserwacji, instrukcjach obsługi i innych typach dokumentów. Dodatkowo, każdy dokument wymaga wielu procesów zatwierdzania, które muszą zostać zakończone. PDM/PLM zapewnia wgląd w logikę tych procesów i pozwala firmie umieścić je w kontekście zarządzania ryzykiem, dostarczając szczegółowych ścieżek audytu  kto i kiedy stworzył lub zatwierdził dokument w trakcie przeglądu.

Zarządzanie umowami – widok na wszystkie umowy z szerokiej perspektywy z wbudowanym zarządzaniem powiadamianiami

Umowa ustanawia podstawowe zasady relacji biznesowych firmy z klientami, dostawcami, partnerami i innymi stronami trzecimi. Udostępnienie tych informacji właściwej osobie we właściwym czasie i miejscu jest częścią procesu zarządzania cyklem życia produktu. Dysponowanie scentralizowanym zarządzaniem umowami jest jedynym sposobem na zapewnienie dotrzymania terminów i innych zobowiązań umownych. Brak podglądu na ustalenia może często prowadzić do tego, że zapomina się o nich po zamknięciu umowy. System DMS^tec/PDM zaprojektowany jako PLM jest w stanie przechowywać dokumenty kontraktowe dowolnego typu.

Kontrakty są często negocjowane i zamykane indywidualnie przez różne działy w firmie. Konsekwencją jest to, że zarządzanie dokumentami kontraktowymi jest rozłożone na różne jednostki biznesowe. Taka praktyka rozpowszechniania (papierowego) powoduje jednak, że dokumenty te są trudne do namierzenia, gdy są potrzebne. Nie ma również pewności, czy różne działy mogły zawrzeć identyczne umowy z jednym i tym samym dostawcą. Pożądane byłoby, na przykład zapewnienie działowi zakupów możliwości łatwego sprawdzenia, ile dokładnie umów zostało zamkniętych, z którymi firmami, porównania warunków tych umów, a następnie oceny, gdzie mogą istnieć możliwości konsolidacji i harmonizacji umów w celu uzyskania lepszych warunków.

Dość powszechne jest, że umowa nie wygasa z czasem, ponieważ nie znaleziono nigdzie odpowiednich dokumentów, aby sprawdzić termin. Wiele firm wydaje zbyt dużo pieniędzy na kontrakty, które zostały przypadkowo odnowione z powodu złego zarządzania terminami.

System PDM/PLM zapewnia firmom centralne repozytorium do cyfrowego zarządzania wszystkimi plikami kontraktów, które odnoszą się do konkretnego zamówienia, projektu lub produktu wraz z wszelkimi towarzyszącymi dokumentami. Zapewnia bogaty w funkcje system zarządzania umowami, który zapewnia użytkownikom pełną widoczność treści kontraktów firmy. System ma wbudowany proces zarządzania powiadamianiami, który automatycznie wysyła aktualne przypomnienia o umowie przed upływem terminów, uniemożliwiając użytkownikom ponowne przeoczenie terminów anulowania. Ponieważ procesy zarządzania kontraktami w skali całego przedsiębiorstwa są zautomatyzowane eliminuje to konieczność przechowywania tych informacji w formie papierowej lub w arkuszach kalkulacyjnych Excel.

System zarządzania cyklem życia produktu (PLM) zapewnia również użytkownikom moduły tekstowe i szablony, które umożliwiają szybsze sporządzanie umów. Zarządzanie kontraktami prowadzi ich przez cały proces – od przygotowania kontraktu do zamknięcia. Skraca to czas przetwarzania i pozwala każdemu uzyskać natychmiastowy wgląd w bieżącą lokalizację i status umowy. Uprawnienia szczegółowe zapewniają, że dostęp do dokumentów kontraktowych mają tylko upoważnieni użytkownicy.